財務報表 4

之前有提到軟體有預設的模組，今天來講一下這些模組的影響。

軟體開發商，至少以Quickbooks 來說，他們會依照一些不同型態的公司，內建一些預設模組。例如買賣業的公司，就會有PO>AP>存貨，等賣出的時候，會再執行SO > COGS> invoice >AR 等流程。Service 產業則沒有存貨模組，可是卻有Amortization 。因此有存貨的產業，你必須要先建立好你的產品類別，進貨成本，和使用FIFO, LIFO 或平均價格來計算你的銷貨成本。然而，很多時候公司的經營並非是完全符合模組化的設計的。例如銷貨產生收入之後，會增加AR。可是如果後續客人退貨，或是你給予折扣，或是一些不在模組化的循環內的交易呢？這時候大概99%的人會做一些entry，迫使整份報表在某些程度上更接近使用者所認知的報表。可是由於已經是在模組化的軟體內進行，這些交易往往伴隨著其他的隱藏功能被觸發，反而讓整體報表看起來更亂。

例如年底時的出貨，增加了AR，可是在下一年的時候收到退貨。這時候一般使用者都會直接回到當初的invoice 直接做更正，可是這邊就忽略了一個細節。當你變更已經入帳的invoice 時，當年的銷貨收入，也就是你隔年的保留盈餘，也會隨之變動。因此當會計師每次報稅前，審視兩年的比較財務報表，就會發現保留盈餘變動了，同時對應的AR也變動了。這在報稅上會是一個警訊，因為根據會計原則，保留盈餘能變動的原因，有比較嚴格的限制。因此當會計師提出質疑的時候，大部分的時候客人可以找到造成變動的交易，可是由於牽涉到AR 或AP，軟體內建機制為了可以監控客人或供應商的收款和付款餘額，因此沒辦法直接硬來。很多時候客人會偏向直接做一個entry 把去年底的保留盈餘強迫變成之前的報稅時的金額，同時增加去年的年底的AR，然後就發現被系統阻止，然後就隨便建了一個假的客戶或供應商，只是為了可以做entry，然後洞就越補越大⋯⋯

正確的做法是找到出問題的交易，然後打給系統的customer service ，請他們在不影響去年年底balance sheet 的情況下，把你的交易做到今年帳上。原則上不要破壞軟體內建的交易循環，同時維持我們在報表上的需求。由於財報各個系統內互相牽扯，也息息相關，解決報表上的discrepancies ，千萬不要用霸王硬上弓的方式解決。

可是這是在第二年就發現的情況下，如果已經是陳年爛帳呢？

筆者曾經有遇過這樣的客人，對方是一家電視台。每一年，他們的保留盈餘從來沒有不變。他們總是在抱怨他們的軟體不好，可是照這種回去更改的頻率，說實在的會計師也沒有辦法一筆一筆會去找。最後居然有個神人級前輩找到一個解決方法，運用合併財報的方法，讓每年的損益數字成為增加保留盈餘的唯一來源，並因為發放股利而減少，也就是認定他們自己內部製作的損益表是無誤的。然後強迫年底銀行數字跟他們的bank statement 數字一致，來推敲出一個合理的財報。所有的discrepancy 都當作是股東投資，讓這個財報在某種意義上成為報稅用財報，跟他們內部產出的財報脫鉤。真正實現了garbage in garbage out 。這個做法後來還有進階版，但是如果你的銀行帳已經亂成這樣了，麻煩請花錢找人做。不要為了省小錢，讓你失去使用報表管理公司的能力。

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