財務報表3 - 你該怎麼善用軟體

上兩篇文章提到了一些會計的基本概念，我建議真的想要更加了解會計學，或是節省記帳成本的，可以去上一些課，透過系統性的學習可以幫助各位更快熟悉這些會計的基本規則。

有人會有疑問，如果自己使用坊間的記帳軟體，例如Quickbooks ，會有幫助嗎？

當然會有幫助，至少你可以基本排除平不平的問題，可是你還是有其他問題。例如，前期保留盈餘變動的問題，這個比較深入，我們以後再談。

今天我想先談銀行對帳(Bank Reconciliation)

為什麼這很重要？因為有做bank reconciliation ，而且列印下來，身為一個會計師，我至少可以確定客人的銀行交易已經反應在報表裡了，且不論分類有沒有錯誤。而且資產負債表的銀行餘額已經是正確的。

可是我既然這樣提，可見得這件事很多人都沒做。傳統的方法是每個月初拿上個月的銀行報告（Bank statement），然後在你的記帳軟體裡面一筆一筆勾。看看是否銀行有記錄的都已經在報表內了。同時也看看自己帳上登記的收入支出，為什麼還沒反應在銀行帳上。這樣一來可以充分掌握自己帳務。現在的軟體，至少以我自己也在用的Quickbooks，都有自動對帳功能。可是雖然對帳功能快速化了，discrepancies 卻不會自動幫你解決，你還是要自己動手偵錯。而且Quickbooks會連到銀行和信用卡帳戶並且自動下載交易，可是常常發生重複下載的情況，這時候你的對帳也會顯示有差額。這時候你得回去一筆一筆看到底誰出錯。所以這種繁瑣的工作並不能因為科技進步而減少，只是降低需要這樣做的機率。

另外，除了銀行帳戶需要reconcile 之外，信用卡帳戶也需要。因為信用卡帳戶直接影響你的各項費用。

使用軟體這個也可以開一個系列，之後我會再講解一下就我所知，該怎麼利用，或是繞過一些軟體內的預設模組，來得到正確的帳。

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